Gå til innhold
Digitalisering
2019

Ledelse i en digital hverdag: Slik får du bedre digitalt samarbeid mellom deg, meg og oss

Å lede mennesker som ikke kjenner hverandre er ikke lett. Om de jobber fra ulike steder i landet eller er i forskjellige land, blir utfordringene større. Å få til god digital samhandling er èn nøkkel. Men som leder må du huske å "ta på din egen oksygenmaske før du hjelper andre", advarer ekspert på digital samhandling.

Bjørn Hopland.jpg

Det er utfordrende å være leder. Den største grunnutfordringen for de fleste ledere er, ifølge Bjørn Hopland (bildet), å ta kontroll over egen hverdag. NITO aktualiserer utfordringer i den digitale hverdagen gjennom sitt kurs Digital samhandling for ledere. Hopland har 18 års ledererfaring fra Microsoft og er foredragsholder på NITOs kurs 14. mars i Oslo. 

Daglig kommunikasjon, møter og deling av dokumenter kan kanskje skje på en bedre måte enn du gjør det i dag. Det finnes måter å styrke både det digitale samarbeidet og lagfølelsen.

Har du fem minutter?

- Ledere blir presset tilbake i stolen av alt som renner inn, og slik blir det for lite igjen til egne arbeidsoppgaver. Dermed føler de ikke at de får gjort nok, og må jobbe på kvelden med det de ikke rakk på dagen, sier Hopland. 

En del ledere tapeserer kalenderen med møter. Mange våger ikke å blokke ut tid til egne oppgaver.

Hopland jobber mye med å få ledere til å forstå at de må prioritere egne oppgaver også, og bevisstgjør at de ikke må bli spist opp av det operasjonelle.

Ta på egen oksygenmaske først

Hva gjør vi da, når dagene fylles opp og vi føler at vi kaver rundt uten oversikt? - Du må begynne med deg selv, sier Hopland.

- Du må rett og slett gjøre som de sier på flyet: Ta på din egen oksygenmaske før du hjelper andre.

Kan ikke velge bort å ikke være digital leder

- Du kan ikke velge å ikke være en digital leder i dag. Vi har kanskje hundre ganger så mye informasjon som for bare 10-15 år siden. Vi må sile og vurdere i mye større grad enn tidligere, og i tillegg er responstid og omløpstid radikalt endret, sier Hopland.

- Med de nye sosiale mediene og mulighet til å chatte og sende meldinger er nå responstiden nede i minutter. Du må mestre dette og gjøre det til en styrke framfor å være motstander, alternativet er avmakt, sier Hopland.

Smartere arbeid og samarbeid

- Neste trinn i trappen for å kunne jobbe bedre, er smartere arbeid og samarbeid. Hvordan sørger du som leder for at du utnytter ressursene og kompetansen til den enkelte? Hvordan følger du dem opp, og viser at du vet hva de driver med? Mye av dette går på samarbeid, forteller Hopland.

Når teamet ikke kjenner hverandre

- Det er mer krevende å samhandle med mennesker vi aldri har møtt. Ledere som har medarbeidere som ikke kjenner hverandre, og som i tillegg sitter geografisk spredt vil ofte oppleve at de selv blir et slags kommunikasjons-nav, forteller Hopland.

Som leder i Microsoft måtte Hopland forholde seg til medarbeidere spredt over flere land. Han opplevde at mange ringte til han framfor å ta direkte kontakt med hverandre. - Maria trenger noe fra Carmen i Madrid, men Maria kjenner ikke henne og ringer deres felles leder istedenfor å ta direkte kontakt. Å være et slikt mellomledd fører til at mange ledere ikke har tid til å være ledere fordi de blir sittende og hjelpe andre, forklarer Hopland.

Skap samhold gjennom felles oppgaver

Hvordan kan du som leder få dine «Maria-er» til å ta direkte kontakt med andre i teamet? Ifølge Hopland er det flere måter å bli kjent og bygge nettverk enn å samles fysisk.

Lag undergrupper, fagrupper, som gjør et lite prosjekt sammen. Slik blir gruppen kjent og får lavere terskel for å kontakte hverandre. Det finnes mange verktøy som kan brukes til samhandling, bare vi blir vant til det.

De fleste av oss har verktøyene tilgjengelig, det handler om å ta dem i bruk.

I Microsoft Office 365 finnes Yammer, og Facebook har Workplace. Som leder kan du bruke dette til å skape sosialt samhold blant folk som ikke er på samme sted til samme tid.

- Du må flytte kaffepraten til en digital arena. Det går ikke av seg selv, men om du som leder investerer tid i å få dette til å fungere, vil det på sikt spare deg for masse tid, forsikrer Hopland.

Mange velger å småløpe framfor å lære seg å sykle

Han mener det viktigste du som leder kan gjøre er å gå foran som et godt eksempel. - Dersom du selv sender e-post framfor å bruke de sosiale kanalene, kan du ikke forvente at dine medarbeidere skal gjøre noe annet. Og det er ofte her skoen trykker.

- Mange av oss er ikke komfortable med alt dette nye. Vi gjør ikke som ungdommen og sitter og trykker litt her og der for å se hva som skjer. Og som leder er du kanskje redd for å framstå som uvitende eller gammeldags. Men dette blir litt som å småløpe fra sted til sted når du kunne lært deg å bruke sykkelen som står rett utenfor. Du tar deg ikke tid til å lære å sykle fordi du hele tiden har et nytt møte å løpe til.

Du må lære med fingrene

- Ingen lærer å sykle av å se på at andre sykler. Sånn er det med digitale verktøy også. Du kan like det eller ei, men de har kommet for å bli. Den eneste måten å lære det på, er å hoppe i det. Spør en kollega som kan mer enn deg, let litt på egen hånd. Se gjerne om det finnes en YouTube-video som forklarer. Du må prøve. Du må lære med fingrene, sier Hopland.

- Det er ikke så vanskelig som mange tror. Du kan tilpasse verktøyene slik at din arbeidshverdag blir best mulig. 

Lær mer om dette på NITOs kurs 14. mars:  Digital samhandling for ledere

Publisert: Sist oppdatert: