NITO's travel policy

Reisepolicyen skal bidra til at NITOs møte- og reiseaktivitet ivaretar balansen mellom jobb, verv og fritid.

Reisepolicyen skal bidra til at NITO reduserer sine klimautslipp knyttet til møte- og reisevirksomheten.

NITOs reisepolicy skal sikre at tjenestereiser gjennomføres på en kostnadseffektiv, miljøvennlig, sikker og hensiktsmessig måte.

Reisepolicyen skal gi tydelig og god informasjon slik at forberedelse, gjennomføring og oppgjør skjer på en best mulig måte.

Reisepolicyen er retningsgivende, og det må utvises skjønn. Ved behov, ta kontakt med sekretariatet.

Alle reisende skal vurdere nødvendigheten av selve reisen sett i et miljø- og kostnadsperspektiv, inkludert en vurdering av om videokonferanse/teamsmøte kan erstatte det fysiske møtet.

Ved valg av reisemåte tillegges miljøhensyn stor vekt, og de mest miljøvennlige alternativene foretrekkes dersom reisen da kan gjennomføres på en økonomisk forsvarlig og ellers hensiktsmessig måte.

Møter og samlinger i NITO skal tilstrebes lagt på steder som innebærer lave klimautslipp, både i relasjon til deltakernes reiser for å komme til møtet, og krav til møtestedet. Det er derfor anbefalt at møter legges til kollektivknutepunkt om dette er hensiktsmessig og ivaretar målsettingen med møtet/arrangementet.

Møter og samlinger skal som hovedregel legges til det geografiske nærområdet organisasjonsleddet har sin tilhørighet. Dersom møter og samlinger legges utenfor det geografiske nærområdet, skal det være begrunnet i møte/samlingens formål.

Det er viktig at reiser blir bestilt umiddelbart etter at reisen er bestemt, og senest 15 dager før reisen skal gjennomføres, både for å sikre at reisen blir gjennomført effektivt og at reisen blir gjennomført på en økonomisk forsvarlig måte.

Som hovedregel skal den rimeligste billetten innenfor en time fra ønsket avreise velges.

Det oppfordres til at tillitsvalgte og ansatte vurderer nødvendigheten av å overnatte på hotell, når reisetiden fra overnattingsstedet til boligadressen er akseptabel.

Når den tillitsvalgte eller ansatte er arrangør/tilrettelegger mv., og det forventes at den ansatte eller tillitsvalgte er til stede under hele arrangementet, er det naturlig at overnatting skjer.

Formålet for møtet/arrangementet kan legitimere overnatting, selv om reisetiden til boligadressen er akseptabel.

Reiser til utlandet og til Svalbard skal begrenses, og må ha en tydelig begrunnelse.

Med utenlandsreiser menes også båtreiser i internasjonalt farvann.

Reiser til utlandet og Svalbard for grupper (avdelingsstyrer, tariffutvalg, etats- og konserngrupper m.v. - heretter kalt organisasjonsledd) skal godkjennes av generalsekretæren etter søknad.

Momenter søknaden skal svare ut:

• Formål og relevans med reisen i forhold til valg av reisemål
  Eksempler på formål: faglig oppdatering og kompetanseutvikling for styret/utvalget, nettverksbygging med relevante samarbeidspartnere, bygge relasjoner internt i styret/utvalget
• Relevans for organisasjonsleddet som reiser
  Hva som er relevant for det enkelte organisasjonsledd må vurderes ut fra organisasjonsleddets definerte ansvarsområde og formål. For eksempel beskriver §2 i avdelingenes vedtekter ansvarsområdet til avdelingene, §8.4 i lov for NITO beskriver ansvarsområdet til sentrale tariffutvalg og §1 i retningslinjer for konsern og etatsgrupper beskriver konsern/etatsgruppens formål.
• Program som sikrer verdien av reisen
  Utkast til program skal bidra til å tydeliggjøre hvorfor reisemålet fyller formålet med reisen og hvordan det sikrer relevans for styret.

Det skal alltid vurderes om det er enklere og billigere å invitere forelesere og innledere til Norge, fremfor at hele organisasjonsleddet reiser til utlandet.

Reiser hvor det foreligger invitasjon fra relevante samarbeidsorganisasjoner, til møter eller arrangementer som ikke er i regi av NITO, trenger ikke forhåndsgodkjenning. Eksempel på relevante organisasjoner er:

• Internasjonale arbeidstakerorganisasjoner
• Nordiske nasjonale arbeidstakerorganisasjoner
• Nordiske nasjonale arbeidsgiverorganisasjoner
• Politiske organisasjoner
• Forretningsmessige samarbeidspartnere

Generalsekretæren kan etter søknad godkjenne reiser til utlandet og reiser til Svalbard for enkeltpersoner og grupper som ikke omfattes av ovenstående, når det foreligger særlige grunner til at reisen bør gjennomføres.

Pensjonistaktiviteter i avdelingene som krever overnatting skal ikke arrangeres og administreres av NITO.

En reise skal alltid gjennomføres etter gjeldende policy og med de leverandører NITO har valgt.

NITOs avtaler med leverandører av reisetjenester er framforhandlet med bakgrunn i krav til helse, miljø og sikkerhet, bærekraft, arbeidstakerrettigheter og økonomi.

NITO har avtale om reiseforsikring i Europeiske. Forsikringen gjelder for medlemmer, tillitsvalgte og ansatte som reiser på NITOs regning.

Forsikringsnummer og informasjon om forsikringsbevis finnes på  NITOs nettsider om utlegg og reiseregning.

Flyreiser skal alltid bestilles hos Egencia hvis du har en profil der. Her er NITOs avtalepriser lastet opp.

Har du ikke profil hos Egencia, bestiller du reise via NITOs reisebestillingsskjema

Egencia skal også benyttes til gruppereiser. Dette koordineres av den enkelte arrangør.

Flybilletter bestilt på andre måter vil ikke bli refundert.

Bruk av egen bil for tillitsvalgte må avklares med ansvarlig for arrangementet i forkant. For ansatte avklares dette med nærmeste leder i forkant. Benyttes det bil uten at dette er forhåndsavtalt, vil den reisende kun få refundert kostnader tilsvarende billigste reisemåte.

• Ved behov for leiebil bookes dette via Egencia.
• Ved togreiser skal standard klasse velges, men komfort-klasse kan benyttes dersom den reisende har behov for dette. Singel sovekupe kan benyttes på nattog.

NITO benytter statens satser for reiser. Alle reiseutgifter må dokumenteres i henhold til gjeldende regler.

• Billetter til fly som ikke er bestilt gjennom Egencia vil ikke bli refundert.
• NITO benytter Unit4 Travel & Expenses for elektroniske reiseregninger. Alle reiseregninger og refusjoner behandles digitalt i Unit4.
• Reiseoppgjør skal gjøres så snart som mulig etter at reisen er gjennomført, og senest innen 14 dager.

Gå til siden for utlegg og reiseregning

Generalsekretæren, eller den han/hun delegerer fullmakt til, kan godkjenne avvik fra reisepolicy.

Avvik fra NITOs reisepolicy skal begrunnes, og godkjennes i forkant. Avvik sendes på e-post til ansvarlig leder, og dokumentasjonen skal legges ved reiseoppgjøret.