Why should you have an annual meeting in the company group?
What has happened in the past year? What plans are being made for the new year? The annual meeting is the most important meeting place of the year for the members. Here, union representatives are elected and it is decided what should be put on the agenda at your workplace.
Holding an annual meeting in the company group is a formal requirement. The members at your workplace must elect or renew the trust in their union representative(s) for the coming year.
The annual meeting is a good opportunity to talk about last year, and get an insight into what is going on among the members.
Some workplaces have very few NITO members, and it may sound overwhelming to arrange an annual meeting. " It doesn't have to be very extensive, the most important thing is that everyone is invited and that an election is held.
When are you going to hold the annual meeting of the company group?
From January to March, it is annual meeting time. Not only in your local branch, but also in the NITO group where you work.
Are you going to influence the departments in NITO?
If you have members in different local branches , it is a good idea to make sure that the annual meeting of your company group is held before the branches' annual meetings. "This is because of representation at these annual meetings.
How do I conduct the annual meeting?
-
Planlegging - tid for gjennomføring
Årsmøtene i bedriftsgruppene avholdes primært før årsmøtet i NITOs lokalavdeling. Mange bedriftsgrupper har medlemmer i ulike lokalavdelinger og må derfor koordinere årsmøte i henhold til dette. Se oversikt for årsmøtedatoer i avdelingene.
Har dere ikke fått avholdt møte før årsmøte i lokalavdelingene er det likevel bedre å avholde årsmøte senere på året enn å ikke avholde årsmøte i det hele tatt.
-
Fysisk eller digital årsmøte
Årsmøtet kan avholdes med fysisk oppmøte et sted, eller eventuelt via elektroniske møteplasser, eller som en kombinasjon av dette dersom medlemmene har arbeidssted på forskjellige lokasjoner.
Hvis praktisk mulig, erfarer vi at medlemmene setter pris på et fysisk årsmøte.
-
Støtte til bevertning
Bedriftsgruppene kan, etter en enkel søknad, få støtte til bevertning på fysiske årsmøtet.
Dette gjelder også for årsmøter i de lokale gruppene, eller om alle deltakerne ikke er samlet på felles sted.
-
Innkalling og dagsorden
Skriftlig innkalling med styrets forslag til dagsorden bør sendes hvert medlem med minst 14 dagers varsel.
Dagsorden:
- styrets beretning (årsrapport)
- valg av styre og valgkomite
- innkomne saker (frist for innsending av forslag er 7 dager før møtet)
- bedriftsgruppens representasjon på avdelingens årsmøte
- behandling av saker til avdelingens årsmøte (Obs! 3 ukers frist før avdelingens årsmøte)
-
Valg av tillitsvalgt
Medlemmene har rett til å påvirke hvem som skal representere dem i kommende periode. Å gjennomføre årsmøte og valg hvert år gir viktig legitimitet til de tillitsvalgte.
Medlemmene som deltar på årsmøtet velger leder og eventuelle styremedlemmer for bedriftsgruppen.
Valg og avstemminger avgjøres med simpelt flertall (flertall av de avgitte stemmene).
Document templates - annual meetings of the company group
Templates for annual meeting documents are adapted as needed and can also be used for annual meetings in local groups, and in agency or group groups.
Template Notice of Annual Meeting Company Group (Word)
Template annual report annual meeting company group (Word)
Template minutes of the annual meeting of the company group (Word)