Formål

Reisepolicyen gjelder medlemmer, tillitsvalgte og ansatte som reiser innenlands og/eller utenlands i regi av NITO.

Reisepolicyen skal bidra til at NITO reduserer sine klimautslipp knyttet til møte- og reisevirksomheten.

NITOs reisepolicy skal sikre at tjenestereiser gjennomføres på en kostnadseffektiv, miljøvennlig, sikker og ellers fornuftig måte.

Reisepolicyen gir tydelig og god informasjon slik at forberedelse, gjennomføring og oppgjør skjer på en best mulig måte, ut ifra en samlet vurdering der både påvirkning på miljøet, sikkerhet, transport, opphold og kostnader ved reisetid legges til grunn.

Miljø og reiser

Alle reisende skal vurdere nødvendigheten av selve reisen sett i et miljø- og kostnadsperspektiv, inkludert en vurdering av om videokonferanse/teamsmøte kan erstatte det fysiske møtet.

Ved valg av reisemåte tillegges miljøhensyn stor vekt, og de mest miljøvennlige alternativene foretrekkes dersom reisen da kan gjennomføres på en økonomisk forsvarlig og ellers hensiktsmessig måte.

Møter og samlinger i NITO skal legges på steder som innebærer lave klimautslipp både i relasjon til deltakernes reiser for å komme til møtet og krav til møtestedet. Det er derfor anbefalt at møter legges til kollektivknutepunkt.

Møter og samlinger skal legges til det geografiske nærområdet organisasjonsleddet har sin tilhørighet.

Planlegging av reiser

Det er svært viktig at reiser blir bestilt umiddelbart etter at reisen er bestemt, og senest 15 dager før reisen skal gjennomføres, både for å sikre at reisen blir gjennomført effektivt og at reisen blir gjennomført på en økonomisk forsvarlig måte.

Som hovedregel skal den rimeligste billetten innenfor en time fra ønsket avreise velges.

Overnatting for tillitsvalgte og ansatte i nærområdet

Det oppfordres til at tillitsvalgte og ansatte ikke overnatter på hotell, når reisetiden fra overnattingsstedet til boligadressen er mindre enn 45 minutter.

Unntak kan gjøres når den tillitsvalgte eller ansatte er arrangør/tilrettelegger mv. og det forventes at den tillitsvalgte eller ansatte er til stede under hele arrangementet.

Utenlandsreiser

Reiser til utlandet og reiser til Svalbard skal begrenses.

Slike reiser gjennomføres bare når det foreligger invitasjon fra relevante samarbeidsorganisasjoner, til møter eller arrangementer som ikke er i regi av NITO.

Eksempel på relevante organisasjoner er:

  • Internasjonale arbeidstakerorganisasjoner
  • Nordiske nasjonale arbeidstakerorganisasjoner
  • Nordiske nasjonale arbeidsgiverorganisasjoner
  • Politiske organisasjoner
  • Forretningsmessige samarbeidspartnere

Med utenlandsreiser menes også båtreiser i internasjonalt farvann.

Reiser til utenlandet og reiser til Svalbard av faglig karakter for tillitsvalgte og ansatte skal godkjennes av generalsekretæren.

Generalsekretæren kan etter søknad, godkjenne reiser til utlandet og reiser til Svalbard for enkeltpersoner og grupper, når det foreligger særlige grunner til at reisen bør gjennomføres. Søknad sendes til .

Pensjonistaktiviteter i avdelingene

Pensjonistaktivteter i avdelingene som krever overnatting skal ikke arrangeres og administreres av NITO.

Leverandøravtaler

En reise skal alltid gjennomføres etter gjeldende policy og med de leverandører NITO har valgt. 

NITOs avtaler med leverandører av reisetjenester er framforhandlet med bakgrunn i krav til helse, miljø og sikkerhet, bærekraft, arbeidstakerrettigheter og økonomi.

Forsikring

NITO har avtale om reiseforsikring i Europeiske.

Forsikringen gjelder for medlemmer, tillitsvalgte og ansatte som reiser på NITOs regning.

Forsikringsnummer og informasjon om forsikringsbevis finnes på NITOs nettsider om skjema for reiser og utlegg.

Reisebestilling fly

Flyreiser skal alltid bestilles hos Egencia hvis du har en profil der. Her er NITOs avtalepriser lastet opp.

Har du ikke profil hos Egencia bestiller du reise via NITOs reisebestillingsskjema

Egencia skal også benyttes til gruppereiser. Dette koordineres av den enkelte arrangør.

Flybilletter bestilt på andre måter vil ikke bli refundert.

Andre transportmidler

Bruk av egen bil for tillitsvalgte må avklares med ansvarlig for arrangementet i forkant. For ansatte avklares dette med nærmeste leder i forkant. Benyttes det bil uten at dette er forhåndsavtalt, vil den reisende kun få refundert kostnader tilsvarende billigste reisemåte. 

  • Ved behov for leiebil bookes dette via Egencia.
  • Ved togreiser skal standard klasse velges, men Comfort-klasse kan benyttes dersom den reisende har behov for dette. Singel sovekupe kan benyttes på nattog.
Reiseregning

NITO benytter statens satser for reiser. Alle reiseutgifter må dokumenteres i henhold til gjeldende regler.

  • Billetter til fly som ikke er bestilt gjennom Egencia vil ikke bli refundert.
  • NITO benytter Unit4 Travel & Expenses for elektroniske reiseregninger. Alle reiseregninger og refusjoner digitalt behandlet i Unit4. 
  • Reiseoppgjør skal gjøres så snart som mulig etter at reisen er gjennomført, og senest innen 14 dager.
Avvik fra policy

Generalsekretæren eller den hen delegerer fullmakt til, kan godkjenne avvik fra reisepolicy.

Avvik fra NITOs reisepolicy skal begrunnes, og godkjennes i forkant. Der dette ikke er mulig skal den reisende innhente godkjennelse i etterkant av reisen. Avvik sendes på e-post til ansvarlig leder og dokumentasjonen skal legges ved reiseoppgjøret.

Retningslinjer for NITOs alkoholpolitikk

NITO skal framstå som en ansvarlig organisasjon der servering av alkohol skal være knyttet til særlige anledninger. Ved slike anledninger skal det alltid være et fullverdig tilbud om servering av alkoholfri drikke.

NITO har som mål å være best på tilbud om alkoholfri drikke til måltidene, slik at det oppleves å være tilgang på reelle alternativer uten alkohol.

Vi skal kreve at våre samarbeidspartnere tilbyr fullverdige alkoholfrie pakker med drikke til maten, på lik linje med pakker med alkohol.

Dersom det serveres alkohol, skal antall enheter per person ikke overstige tre alkoholenheter.

Sprit skal ikke serveres, og utlegg til dette vil ikke bli refundert.

Politisk og administrativ ledelse (alle med lederfunksjoner eller sentrale tillitsverv) i NITO har et særlig ansvar for å påse at servering av alkohol ikke legger utilbørlig press på deltakere til å nyte alkohol.

Har du spørsmål, send gjerne en e-post til .

NITOs reisepolicy er sist oppdatert 1.2.2024.